Privacyverklaring voor het klokkenluiderskanaal - Wihuri Groep

Privacyverklaring voor het klokkenluiderskanaal - Wihuri Groep

De privacyverklaring legt uit hoe de persoonsgegevens ontvangen via het klokkenluiderskanaal van de Wihuri Groep verwerkt kan worden en hoe de privacyrechten van individuen uitgeoefend kan worden.

De controller van uw persoonsgegevens is Wihuri International Services Oy (“wij” of “Wihuri”).

In het geval dat u vragen heeft of verzoeken over uw persoonsgegevens of gegevensbescherming, kunt u altijd contact met ons opnemen via het volgende e-mailadres:

[email protected]

We kunnen deze privacyverklaring regelmatig bijwerken door het posten van een nieuwe versie van de privacyverklaring op de website van Wihuri.

Verdere informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens

Bronnen en soorten persoonsgegevens

We verwerken alleen persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden hieronder beschreven.

We kunnen uw persoonsgegevens verkrijgen in de context van het gebruik van het klokkenluiderskanaal. In het bijzonder kunnen we uw persoonsgegevens verkrijgen doordat u deze aan ons levert (bv. door het indienen van een rapport), omdat andere deze aan ons leveren (bv. u komt voor in een rapport) of omdat persoonsgegevens gerelateerd aan u gegeneerd worden door het gebruik van het klokkenluiderskanaal (bv. omdat u betrokken bent bij een onderzoek of een rapport).

Persoonsgegevens met betrekking op verschillende gegevenssubjecten kunnen verwerkt worden in de context van het klokkenluiderskanaal, zoals een persoon die een rapport maakt, individuen genoemd in een rapport, een persoon die een rapport onderzoekt of een persoon die fungeert als een getuige of anderszins betrokken is bij het onderzoek.

Als u zich registreert voor het klokkenluiderskanaal worden de volgende persoonsgegevens verzameld tijdens de registratie (alleen gegevens gemarkeerd met een (*) zijn verplicht):

Inloggegevens voor het kanaal (*).

Of u anoniem wilt blijven (*).

Uw contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer), en

Alle optionele informatie die u over uzelf opgeeft.

Wat zijn de doelstellingen en wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

We verwerken alleen persoonsgegevens als we daar een juridische rechtvaardiging om dat te doen. In verband met het klokkenluiderskanaal verwerken we alleen persoonsgegevens met het doel van het rapporteren en onderzoeken van rapporten over mogelijke misstanden of schendingen in verband met onze activiteiten in overeenstemmingen met onze klokkenluidersrichtlijnen beschikbaar op onze website, en voor het door van de daaropvolgende verwerking van deze rapporten en het rapporteren over de resultaten aan de relevante partijen.

Het verwerken is gebaseerd op de volgende juridische gronden:

  • Omdat het nodig is te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, in het bijzonder over verplichte klokkenluiderssystemen, en
  • met het doel van onze legitieme interesses, meer specifiek voor de bewaking van de naleving van onze activiteiten met de van toepassing zijnde wetgeving en onze gedragscode. In dit opzicht hebben we geoordeeld dat onze belangen niet niet terzijde worden geschoven door de belangen, fundamentele rechten en vrijheden van de betrokken gegevenssubjecten.

Met wie mogen we uw persoonsgegevens delen?

Andere bedrijven van de Wihuri Groep: Persoonsgeegevens kunnen worden overgedragen tussen geautoriseerde vertegenwoordigers van bedrijven van de Wihuri Groep indien nodig voor het uitvoeren van het klokkenluidersproces, altijd in overeenstemming met de van toepassing zijnde vertrouwelijkheidseisen betreffende de rapportage over klokkenluiden. Sommige van deze bedrijven kunnen optreden als een onafhankelijke datacontroller voor de persoonsgegevens waarmee we hen voorzien.

Derde partijen: We kunnen uw persoonsgegevens delen met overheidsinstanties en regelgevers, rechtbanken en andere overheidsautoriteiten als er een wettelijke verplichting daartoe bestaat. We kunnen uw persoonsgegevens ook delen met externe adviseurs (zoals advocaten).

Serviceproviders en andere partners: Wihuri contracteert externe serviceproviders (bv. IT-systemen en ondersteuningsproviders), in het bijzonder externe serviceproviders die het klokkenluiderskanaal hosten. De partners verwerken uw persoonsgegevens alleen op en volgens de instructies van Wihuri voor het leveren van de diensten.

Kunnen persoonsgegevens internationaal worden gedeeld?

Persoonsgegevens worden niet overgedragen buiten de EU/EEG.

Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

Wihuri voldoet aan alle van toepassing zijnde gegevensbeschermingswetgeving en poogt te verzekeren dat er geen inbreuk op uw privacy wordt gepleegd tijdens enige fase van de verwerking en dat alle van toepassing zijnde vertrouwelijkheidseisen betreffende de klokkenluidersrapportage te alle tijde wordt gegarandeerd

We ontwikkelen en implementeren continu administratieve, technische en fysieke veiligheidsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en tegen verlies, misbruik of wijziging (zoals versleuteling). De toegangsrechten zijn beperkt en van te voren bepaald. We vereisen ook dat onze serviceproviders alle noodzakelijke veiligheidsmaatregelen implementeren om uw persoonsgegevens te beschermen. Externe serviceproviders die het klokkenluiderskanaal hosten hebben geen toegang tot de leesbare inhoud.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw gegevens alleen zolang noodzakeijk is voor de verwerking zoals hierboven beschreven, of voor zolang we een wettelijke verplichting daartoe hebben. Merk op dat de gegevensbewaartermijnen kunnen variëren per gegegevenscategorie. Onjuiste of verouderde gegevens worden regelmatige verwijderd,

Persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om een klokkenluidersrapport te verwerken en te onderzoeken, of, indien van toepassing, zolang als nodig is om een beslissing te nemen en santies of andere maatregelen te nemen in een specifieke zaak. In ieder geval, als juridische of disciplinaire procedures worden gestart, worden de geleverde persoonsgegevens bewaard totdat de procedures definitief gesloten zijn; indien dergelijke procedures niet gestart worden, worden de relevante persoonsgegevens niet langer bewaard dan 30 dagen na de voltooiing van het onderzoek, met uitzondering indien er een wettelijke bewaarplicht is.

Uw rechten en opties.

U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en het corrigeren van uw gegevens. In sommige omstandigheden heeft u mogelijk ook het recht om onnodige of onjuiste gegevens te laten verwijderen, om bezwaar te maken tegen hoe we uw gegegens gebruiken of delen, te beperken hoe we uw gegevens verwerken, en om uw gegevens over te dragen aan een andere datacontroller.

U kunt deze rechten uitoefen door contact op te nemen met de contactpersoon van Wihuri voor gegevensbeschermingszaken via de hierboven vermelde contactgegevens.

Alhoewel Wihuri tracht om alle privacygerelateerde geschillen in samenwerking met u op te lossen, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit over het verwerken van uw persoonsgegevens. Neem voor meer informatie contact op met uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit.

News from Wihuri units