Väärinkäytösten ilmoituskanavan tietosuojaseloste – Wihuri-konserni

Väärinkäytösten ilmoituskanavan tietosuojaseloste – Wihuri-konserni

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Wihuri-konsernin väärinkäytösten ilmoituskanavan kautta saatuja henkilötietoja voidaan käsitellä ja miten yksilöt voivat harjoittaa yksityisyydensuojaan perustuvia oikeuksiaan.

Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Wihuri International Services Oy (“me” tai “Wihuri”).

Jos sinulla on henkilötietojasi tai tietosuojaa koskevia kysymyksiä tai pyyntöjä, voit aina ottaa meihin yhteyttä seuraavan sähköpostiosoitteen kautta:

[email protected]

Voimme säännöllisesti päivittää tätä tietosuojaselostetta lisäämällä tietosuojaselosteen uuden version Wihurin nettisivustolle.

Lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä

Henkilötietojen lähteet ja tyypit

Käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat suoraan välttämättömiä alla kuvattuja tarkoituksia varten.

Saatamme saada henkilötietosi väärinkäytösten ilmoituskanavan käytön yhteydessä. Saatamme saada henkilötietosi erityisesti siksi, että annat ne meille (esim. tekemällä ilmoituksen), koska muut antavat ne meille (esim. koska sinut mainitaan ilmoituksessa) tai koska sinuun liittyviä henkilötietoja on tuotettu väärinkäytösten ilmoituskanavan käytön yhteydessä (esim. koska olet mukana ilmoituksen tutkinnassa).

Väärinkäytösten ilmoituskanavan yhteydessä voidaan käsitellä eri rekisteröityjen henkilötietoja, kuten ilmoituksen tekijän, ilmoituksessa mainittujen henkilöiden, ilmoituksen tutkijan tai todistajana toimivan tai muuten tutkinnassa mukana olevan henkilön tietoja.

Jos rekisteröidyt väärinkäytösten ilmoituskanavan käyttäjäksi, rekisteröinnin yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot (vain tähdellä (*) merkityt tiedot ovat pakollisia):

kanavan kirjautumistiedot (*),

tieto siitä, haluatko pysyä nimettömänä (*),

yhteystietosi (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja

tallentamasi valinnaiset tiedot itseäsi koskien.

Mikä on henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus ja laillinen peruste?

Käsittelemme henkilötietoja vain, kun meillä on siihen laillinen peruste. Väärinkäytösten ilmoituskanavan yhteydessä käsittelemme henkilötietoja ainoastaan toimintaamme liittyvien väitettyjen väärinkäytösten tai rikkomusten ilmoittamista ja tutkimista varten verkkosivuillamme olevien väärinkäytösten ilmoituskanavaa koskevien ohjeidemme mukaisesti, sekä myöhempää ilmoitusten käsittelyä varten ja raportoidaksemme tuloksista asianomaisille osapuolille.

Henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet ovat seuraavat:

  • Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme noudattaa lakisääteisiä velvoitteitamme erityisesti pakollisten väärinkäytösten ilmoitusjärjestelmien osalta.
  • Käsittely on välttämätöntä oikeutettujen etujemme vuoksi, erityisesti valvoaksemme, että toimintamme on sovellettavan lainsäädännön ja eettisten toimintaperiaatteidemme mukaista. Tältä osin olemme arvioineet ja katsoneet, että asianomaisten rekisteröityjen edut, perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä meidän etujamme.

Kenen kanssa voimme jakaa henkilötietojasi?

Muut Wihuri-konsernin yritykset: Henkilötietoja voidaan siirtää Wihuri-konserniin kuuluvien yhtiöiden valtuutettujen edustajien välillä, mikäli se on tarpeen väärinkäytösten ilmoitusten tutkintaprosessin toteuttamiseksi. Tietoja siirretään aina soveltuvien väärinkäytösten ilmoittamista koskevien luottamuksellisuusvaatimusten mukaisesti. Jotkut näistä yhtiöistä voivat toimia antamiemme henkilötietojen itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

Kolmannet osapuolet: Voimme luovuttaa henkilötietojasi valtion virastoille ja viranomaisille, tuomioistuimille ja muille valtion viranomaisille, jos meillä on siihen oikeudellinen velvoite. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös ulkoisille neuvonantajille (esim. lakimiehille).

Palveluntarjoajat ja muut yhteistyökumppanit: Wihuri solmii sopimuksia kolmansien palveluntarjoajien kanssa (esim. IT-järjestelmien ja tukipalveluiden tarjoajat), erityisesti väärinkäytösten ilmoituskanavaa isännöivien ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa. Nämä kumppanit käsittelevät henkilötietojasi vain Wihurin ohjeiden mukaisesti tarjotakseen kyseisiä palveluita.

Voidaanko tietojasi siirtää kansainvälisesti?

Henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-maiden ulkopuolelle.

Miten suojaamme henkilötietosi?

Wihuri noudattaa kaikkia sovellettavia tietosuojalakeja ja pyrkii varmistamaan, että yksityisyyttäsi ei loukata missään tietojenkäsittelyn vaiheessa ja että väärinkäytösten ilmoittamiseen sovellettavat luottamuksellisuusvaatimukset toteutuvat aina.

Kehitämme ja toteutamme jatkuvasti hallinnollisia, teknisiä ja fyysisiä turvatoimenpiteitä suojataksemme tietosi luvattomalta käytöltä sekä katoamiselta, väärinkäytöltä ja muutoksilta (esim. salaus). Tietojen käyttöoikeudet ovat ennalta määriteltyjä ja rajoitettuja. Vaadimme myös palveluntarjoajiamme toteuttamaan kaikki asianmukaiset turvatoimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi. Väärinkäytösten ilmoituskanavaa isännöivillä ulkoisilla palveluntarjoajilla ei ole pääsyä luettavaan sisältöön.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen yllä mainittuja käsittelytarkoituksia varten tai niin kauan kuin meillä on oikeudellinen velvoite tehdä niin. Huomaa, että tietojen säilytysaika voi vaihdella kategorioittain. Virheelliset tai vanhentuneet tiedot poistetaan säännöllisesti.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen väärinkäytösilmoituksen käsittelemiseksi ja tutkimiseksi tai soveltuvin osin niin kauan kuin se on tarpeen tietyssä asiassa seuraamusten tai muiden toimenpiteiden päättämiseksi ja toteuttamiseksi. Joka tapauksessa, mikäli oikeudellinen tai kurinpidollinen menettely käynnistetään, toimitetut henkilötiedot säilytetään, kunnes menettely on saatettu päätökseen; jos tällaista menettelyä ei aloiteta, asiaankuuluvia henkilötietoja säilytetään enintään 30 päivää tutkimuksen päättymisen jälkeen, lukuun ottamatta tapauksia, joissa henkilötietoja on säilytettävä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeutesi ja vaihtoehtosi

Sinulla on oikeus nähdä henkilötietosi ja korjata tietojasi. Joissain tapauksissa sinulla voi olla myös oikeus poistattaa tarpeettomia tai vääriä tietojasi, vastustaa sitä, miten käytämme tai jaamme tietojasi, rajoittaa sitä, miten käsittelemme tietojasi, ja siirrättää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Voit käyttää näitä oikeuksia ottamalla tietosuojakysymyksissä yhteyttä Wihurin yhteyshenkilöön yllä olevien yhteystietojen kautta.

Vaikka Wihuri pyrkii ratkaisemaan kaikki yksityisyyden suojaan liittyvät erimielisyydet yhteistyössä kanssasi, sinulla on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä tietosuojaviranomaiselle. Lisätietoja saat ottamalla yhteyttä paikalliseen tietosuojaviranomaiseen.

1.11.2021

Wihuri 120 vuotta marraskuussa

Uutisia eri puolilta Wihuria