Datenschutzhinweis für hinweisgeberkanal – Wihuri Group

Datenschutzhinweis für hinweisgeberkanal – Wihuri Group

In diesem Datenschutzhinweis wird erläutert, wie die über den Hinweisgeberkanal der Wihuri Group erhaltenen personenbezogenen Daten verarbeitet werden können und wie die Persönlichkeitsrechte von Personen ausgeübt werden können.

Der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten ist Wihuri International Services Oy (“wir” oder “Wihuri”).

Falls Sie Fragen oder Anfragen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten oder des Datenschutzes haben, können Sie uns über folgende E-Mail-Adresse jederzeit kontaktieren:

[email protected]

Möglicherweise aktualisieren wir diesen Datenschutzhinweis regelmäßig, indem wir eine neue Version des Datenschutzhinweises auf der Wihuri-Webseite veröffentlichen.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Quellen und Arten personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die für die unten beschriebenen Zwecke unbedingt erforderlich sind.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung des Hinweisgeberkanals erhalten. Insbesondere können wir Ihre personenbezogenen Daten erhalten, weil Sie uns diese zur Verfügung stellen (z. B. durch eine Meldung), weil andere uns diese zur Verfügung stellen (z. B. weil Sie in einer Meldung auftreten) oder weil personenbezogene Daten, die Sie betreffen, durch die Nutzung des Hinweisgeberkanals generiert werden (z. B. weil Sie an der Untersuchung eines Berichts beteiligt sind).

Personenbezogene Daten verschiedener Betroffener können im Rahmen des Hinweisgeberkanals verarbeitet werden, beispielsweise eine Person, die eine Meldung macht, in einer Meldung genannte Personen, eine Person, die eine Meldung untersucht oder eine Person, die als Zeuge dient oder anderweitig an der Untersuchung beteiligt ist.

Wenn Sie sich für die Nutzung des Hinweisgeberkanals registrieren, werden durch die Registrierung folgende personenbezogene Daten erhoben (nur mit einem (*) gekennzeichnete Daten sind obligatorisch):

Anmeldedaten für den Kanal (*),

Ob Sie anonym bleiben wollen (*),

Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Kontaktnummer) und

Alle optionalen Informationen, die Sie über sich selbst aufzeichnen.

Was sind die Zwecke und rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn wir eine juristische Begründung dafür haben. Im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberkanal verarbeiten wir personenbezogene Daten nur zum Zwecke der Meldung und Untersuchung von angeblichen Fehlverhalten oder Verstößen im Zusammenhang mit unseren Aktivitäten gemäß unseren auf unserer Website verfügbaren Hinweisgeber-Richtlinien, sowie zum Zwecke der späteren Bearbeitung dieser Berichte und der Mitteilung des Ergebnisses an die relevanten Parteien.

Die Verarbeitung erfolgt aus folgenden Rechtsgründen:

  • Weil es notwendig ist, unsere gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten, insbesondere hinsichtlich obligatorischer Hinweisgebersysteme, und
  • Um unsere berechtigten Interessen zu wahren, insbesondere um die Einhaltung unserer Aktivitäten mit den geltenden Gesetzen und unserem Verhaltenskodex zu überwachen. In diesem Zusammenhang haben wir bewertet und festgestellt, dass unsere Interessen nicht durch die Interessen, Grundrechte und Freiheiten der betroffenen Personen außer Kraft gesetzt werden.

An wen könnten wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben?

Andere Unternehmen der Wihuri Group: Unter Einhaltung der geltenden Vertraulichkeitsanforderungen für die Meldung von Hinweismeldungen können personenbezogene Daten jederzeit zwischen autorisierten Vertretern der Unternehmen der Wihuri Group übermittelt werden, sofern dies für die Durchführung des Hinweisgeberprozesses erforderlich ist. Einige dieser Unternehmen handeln möglicherweise als unabhängige Datenverantwortliche für die personenbezogenen Daten, die wir ihnen bereitstellen.

Dritte: Wir könnten Ihre personenbezogenen Daten an Regierungsstellen und Aufsichtsbehörden, Gerichte und andere Behörden weitergeben, sofern wir rechtlich dazu verpflichtet sind. Wir könnten Ihre personenbezogenen Daten zudem an externe Berater (z. B. Anwälte) weitergeben.

Dienstanbieter und andere Partner: Wihuri schließt Verträge mit externen Dienstleistern (z. B. IT-Systemen- und Support-Anbieter), insbesondere externen Dienstleistern, die den Hinweisgeberkanal hosten. Diese Partner verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur auf und entsprechend den Anweisungen von Wihuri zur Bereitstellung der Dienste.

Kann es zu internationalen Datenübertragungen kommen?

Personenbezogene Daten werden nicht außerhalb der EU/des EWR übermittelt.

Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wihuri hält sich an alle geltenden Datenschutzgesetze und hat das Ziel sicherzustellen, dass in keiner Phase der Verarbeitung Ihre Privatsphäre verletzt wird und dass die geltenden Vertraulichkeitsanforderungen bezüglich der Hinweisgebermeldung jederzeit gewährleistet sind.

Wir entwickeln und implementieren kontinuierlich administrative, technische und physische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor unautorisiertem Zugriff und vor Verlust, Missbrauch oder Änderung (z. B. Verschlüsselung). Zugriffsrechte auf die Daten sind vordefiniert und beschränkt. Wir benötigen unsere Dienstanbieter auch zur Implementierung aller geeigneten Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Externe Dienstleister, die den Hinweisgeberkanal hosten, haben keinen Zugriff auf lesbare Inhalte.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Wir bewahren Ihre Daten nur so lange auf, wie dies für die oben angegebenen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Bitte beachten Sie, dass Datenaufbewahrungszeiten je nach Datenkategorie variieren können. Falsche oder veraltete Daten werden regelmäßig gelöscht.

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Verarbeitung und Untersuchung einer Hinweisgebermeldung erforderlich ist, oder, falls zutreffend, so lange wie nötig, um über Sanktionen oder andere Maßnahmen in einer bestimmten Angelegenheit zu entscheiden und durchzuführen. In jedem Fall, wenn ein gerichtliches oder Disziplinarverfahren eingeleitet wird, werden die angegebenen personenbezogenen Daten bis zum endgültigen Abschluss des Verfahrens aufbewahrt; wenn ein solches Verfahren nicht eingeleitet wird, werden die relevanten personenbezogenen Daten nicht länger als 30 Tage nach Abschluss der Untersuchung aufbewahrt, mit Ausnahme der Zeit, in der die personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Gesetzen aufbewahrt werden müssen.

Ihre Rechte und Möglichkeiten

Sie haben das Recht, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und Ihre Daten zu korrigieren. In einigen Fällen haben Sie möglicherweise außerdem das Recht, unnötige oder falsche Daten löschen zu lassen, unserer Nutzung oder Weitergabe Ihrer Daten zu widersprechen, unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschränken und Ihre Daten an einen anderen Datenverantwortlichen übertragen zu lassen.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie den Ansprechpartner von Wihuri für Datenschutzangelegenheiten über die oben angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.

Obwohl Wihuri anstrebt, alle datenschutzrelevanten Unstimmigkeiten in Kooperation mit Ihnen zu lösen, haben Sie zudem das Recht, eine Beschwerde bezüglich unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer Datenschutzbehörde einzureichen. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde.

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